Como restaurador, desea concentrarse en brindar excelente comida, un servicio de primer nivel y un ambiente agradable para que los clientes regresen por más. Elegir el sistema de punto de venta (POS) adecuado para su restaurante, bar o cafetería puede ayudarlo a hacer precisamente eso. Y la era digital ofrece más opciones que nunca. Entonces, ¿debería optar por una solución de punto de venta local tradicional o basada en la nube?
Los sistemas de punto de venta basados en la nube (también conocidos como SaaS o basados en la web), como KwickPOS , almacenan los datos en servidores remotos a los que se accede a través de Internet, mientras que los puntos de venta tradicionales se basan en un ordenador local y un equipo de servidor alojado in situ. Si bien los sistemas tradicionales eran la norma en años pasados, los restaurantes en crecimiento ahora adoptan opciones en la nube gracias a ventajas significativas. Exploremos lo que los sistemas POS basados en la nube tienen para ofrecer a los restaurantes, junto con las limitaciones de la tecnología heredada en el sitio.
Análisis e información procesables en tiempo real
Con un sistema basado en la nube, su sistema POS le brinda acceso a una gran cantidad de datos actualizados sobre el rendimiento de su restaurante siempre que sea necesario. Los informes automatizados integrados en los paneles de control de punto de venta de SaaS le brindan visibilidad instantánea de las métricas críticas a medida que llegan. Esto incluye:
– Totales actuales de ventas e ingresos
– Número de clientes y gasto medio por huésped
– Inventario en tiempo real de productos e ingredientes
– Horarios y horas de dotación de personal
– Reembolsos o descuentos otorgados
– Elementos populares del menú y horas pico
– Y mucho más
Los sistemas en la nube compilan estas estadísticas en toda su organización en un formato fácilmente consumible a través de aplicaciones web o móviles. Esto permite tomar decisiones más inteligentes, mejorar el servicio, impulsar las prácticas de compra, informar promociones específicas y más basadas en datos precisos. Por ejemplo, conocer sus horas más lentas ayuda a programar al personal de manera adecuada. Las alertas le notifican automáticamente cuando el stock de elementos del menú de gran volumen se agota para que pueda reponer constantemente lo que los clientes anhelan. Las configuraciones de POS in situ no proporcionan una supervisión tan eficiente del rendimiento consolidado.
Mejora de la eficiencia operativa y la velocidad
El trabajo en un restaurante lo mantiene ajetreado durante el servicio, pero cuanto más rápido pueda atender a los invitados y minimizar los errores, más exitoso será su lugar. Así es como la tecnología en la nube optimiza su eficiencia diaria:
Toma de pedidos más rápida – Con las tabletas móviles integradas, los camareros pueden realizar pedidos junto a la mesa y transmitir instantáneamente las selecciones digitalmente al sistema en la nube y a la cocina. De este modo, se ahorran los pasos de ida y vuelta a la terminal central. Los clientes también ven el compromiso.
Procesamiento de pagos simplificado: El personal dedica menos minutos por mesa a ejecutar pagos a través de terminales inalámbricos de pago por mesa que sincronizan por lotes los datos de ventas con la nube, lo que no tiene que esperar más a que un camarero procese una pila de cheques.
Acceso a la administración móvil: Los propietarios y gerentes pueden ver los paneles desde teléfonos en cualquier lugar. Un acceso más rápido a las métricas significa decisiones más oportunas a la hora de responder a lo que está sucediendo en su local. Supervise las ventas a mitad del servicio sin tener que bajar las escaleras para arrancar un ordenador de la oficina.
Sincronización de inventario y menús: Las bases de datos centralizadas significan que no hay carga manual de listas de productos en cada terminal cuando modifica recetas o ejecuta ofertas especiales. Los cambios de precio y los artículos de 86 también se actualizan universalmente.
Con todo interconectado en la nube, los equipos acceden a la misma información en tiempo real, lo que reduce los pasos redundantes. Esto significa turnos de mesa más rápidos, filas más cortas y una atención al cliente atenta.
Seguridad mejorada
El punto de venta de los restaurantes alberga datos confidenciales de pago de los clientes, lo que hace que la seguridad sea primordial. Riesgo de los sistemas locales in situ:
– Malware si los virus se infiltran desde la navegación del personal o las unidades externas utilizadas para la copia de seguridad de los datos. Una vez infectados, los sistemas permanecen comprometidos.
– Robo de información en caso de que se produzca un robo en una sala de servidores interior con almacenamiento de datos de pago accesible para acceder físicamente. Los ladrones se llevan eficientemente los servidores/ordenadores locales.
– Incendios o inundaciones que destruyan físicamente la infraestructura de red y el hardware en el sitio. Es necesario que haya una solución de copia de seguridad rápida.
En comparación, los sistemas POS SaaS proporcionan:
– Seguridad de datos encriptados que cumplen con estándares bancarios como PCI DSS transmitidos a través de protocolos SSL o TSL que protegen la información de la tarjeta de crédito. Las plataformas en la nube se basan en firewalls de red avanzados.
– La ausencia de almacenamiento local de datos financieros o de clientes minimiza la vulnerabilidad al robo o la manipulación interna. En su lugar, los datos residen de forma segura en servidores en la nube.
– Fiabilidad de las copias de seguridad con plataformas de alojamiento en la nube que realizan copias de seguridad constantemente para evitar pérdidas. En caso de que ocurran desastres, mueva los terminales POS a un nuevo espacio y continúe con el servicio, sabiendo que los datos residen intactos y seguros en la nube, evitando la interrupción del negocio.
Si bien ninguna solución de datos hoy en día promete una seguridad 100% a prueba de balas, las plataformas en la nube sin duda brindan las protecciones más completas al tiempo que liberan a los propietarios de las amenazas comunes a la seguridad de los restaurantes.
Escalabilidad cuando tu restaurante crece
Los restauradores ambiciosos planean atraer mayores volúmenes de clientes con el tiempo a través de la expansión, el aumento del tráfico peatonal, los turnos de mesa más rápidos, etc. El POS basado en la nube ofrece una escalabilidad innata de la que carecen las implementaciones tradicionales in situ a través de:
– La capacidad de incorporar terminales o ubicaciones adicionales sin problemas sin necesidad de nuevos servidores o software. Solo tiene que conectar otra tableta o estación de trabajo a la red en la nube.
– A diferencia del almacenamiento local limitado que depende de la capacidad de HD independiente, el manejo de la afluencia de datos de los clientes a medida que crecen las ventas sin ralentizarse ni colapsar por completo: la sobrecarga de capacidad detiene el servicio.
– Soporte integrado para las últimas plataformas de software, aplicaciones, back office y CRM de próxima generación a medida que las innovaciones llegan al mercado. Las plataformas en la nube experimentan actualizaciones continuas y mejoras de funciones.
Puede probar nuevas secciones de asientos, lanzar artículos de merchandising o programas de fidelización, y ejecutar múltiples promociones en cada tienda. La infraestructura flexible se adapta sin necesidad de actualizaciones complejas. Al aprovechar el punto de venta en la nube, solo paga por la capacidad que se necesita hoy, lo que evita costosas inversiones excesivas y da servicio a un crecimiento futuro especulativo que tal vez nunca suceda.
Comodidad de acceso desde cualquier lugar
El punto de venta in situ depende de la proximidad física a los servidores localizados que se comunican con terminales fijos. Pero las plataformas basadas en la web permiten realizar transacciones y administrar desde cualquier lugar con conectividad a Internet a través de dispositivos prácticamente ilimitados. Ventajas como:
– Los gerentes pueden ver los informes fuera del sitio fuera del horario laboral, manteniéndose en sintonía desde casa.
– Si los desastres requieren el cierre de su tienda real, puede establecer rápidamente una cocina «emergente» con tabletas vinculadas a su POS en la nube para atender a los clientes y las ventas de bolsillo, sin importar las condiciones temporales de cocción.
– Los gestores de viajes inspeccionan varias ubicaciones sin interrupciones porque los datos en la nube se mantienen coherentes en toda la empresa.
– El movimiento del personal entre tiendas significa que no hay que volver a capacitarse en diferentes interfaces POS, lo que reduce los dolores de cabeza.
Con Internet confiable, casi cualquier dispositivo habilitado para Internet le brinda la flexibilidad de supervisar las operaciones en cualquier lugar y en cualquier momento.
Costos iniciales más bajos
Los POS heredados requieren inversiones iniciales considerables para comprar servidores, sistemas de respaldo, licencias de software, terminales de computadora, impresoras, planes de servicio extendido y construcciones de TI dedicadas. Y las actualizaciones eventualmente obligan a comprar todo nuevo a medida que la infraestructura local envejecida se vuelve obsoleta.
En cambio, los servicios de PDV en la nube ofrecen modelos de suscripción que le permiten:
– Pague solo por la capacidad que se necesita hoy: agregue / reduzca terminales para satisfacer las necesidades cambiantes
– Evite las compras importantes de hardware que se deprecian severamente
– Deducir las tarifas mensuales de servicio como gastos operativos regulares de la empresa en los impuestos
– Pasar de CAPEX a OPEX, liberando efectivo, activando mejoras en la cocina o decorando de diseño que mejoran las experiencias de los clientes de forma más directa.
Si bien se aplican tarifas mensuales de SaaS, la eliminación de los enormes desembolsos iniciales para los sistemas de máxima potencia brinda simplicidad, asumiendo menos cargas financieras mientras se esfuerza por construir el nuevo destino gastronómico más popular de la ciudad.
¿Cuál funciona mejor para ti?
Es posible que la migración completa a la nube solo se adapte perfectamente a algunos restaurantes debido a los entornos operativos de nicho. Pero para la mayoría de los propietarios, el punto de venta basado en la web elimina una fricción significativa, ofreciendo una visibilidad, fiabilidad, flexibilidad y seguridad inigualables, que se manifiestan en clientes encantados. ¿Aún así, tratando de comprometerse plenamente? Muchos proveedores ofrecen soluciones híbridas que permiten hardware in situ con informes en la nube. Y con la innovación en el punto de venta acelerada, el caso de las soluciones en la nube se vuelve más sustancial cada año. Ahora es el momento de evaluar la eficiencia y la simplicidad que un sistema basado en la nube aporta a su restaurante.
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